Vous êtes ici : Accueil Accès pro Organisme de formation Questions / Réponses Sofi

Questions / Réponses Sofi



Activation de votre compte et gestion de l'autosaisie
Certifinfo et Formacode
Tableau de bord
Établissements et sites
Formation, Action, Session, Dispositif (FASD)
Sofi, Aude et Pôle emploi
Aide à la saisie
 
Activation de votre compte et gestion de l'autosaisie

J’ai reçu un document avec mon Siret et une clé d’activation. Que dois-je faire ?
Tout est expliqué dans le document Mes premiers pas.

Mon Siret n’est pas le bon, est-ce gênant ?
Ce n’est pas un problème pour activer votre compte. Faites-le avec le Siret que le Carif-Oref vous a fourni. Par contre, informez le Carif-Oref pour qu’il puisse l’actualiser (offre@cariforef-pdl.org).

J’ai entré mon mail et mon mot de passe, mais ça ne marche pas, que dois-je faire ?
Contactez le Carif-Oref.

Comment modifier votre mot de passe ?

    

Dans Annuaire/Établissement, je clique sur l’icône ci-contre (Voir les contacts). Dans la zone adéquate, je saisis un nouveau mot de passe, puis j’enregistre avec la disquette verte.

Un gestionnaire d’autosaisie peut-il administrer plusieurs établissements ?
Oui, mais dans ce cas, prévenir le Carif-Oref qui créera le compte multi-établissements.

Comment créer un autre contact gestionnaire autosaisie ?

   

Dans Annuaire/Établissement, je clique sur l’icône ci-contre (Voir les contacts).
Je vérifie dans le menu déroulant  la liste des contacts pour voir s’il existe déjà.
Sinon, j’appuie sur + pour en créer un, je saisis les infos demandées et je valide.
Attention de ne pas oublier de lui donner les droits. Dans Site administrable, je choisis un ou plusieurs sites.
Je coche Notification email si je souhaite que la personne soit informée des modifications sur le compte.
Et je n’oublie surtout pas d’enregistrer avec la disquette verte.

 
Certifinfo et Formacode

C’est quoi Certifinfo ?
Connecté à Sofi et riche de plus 20 000 références, Certif Info (géré par le réseau des Cariforef  et l’Onisep) est un référentiel national de certifications, qui contient principalement :
- les diplômes et titres à finalité professionnelle délivrés au nom de l'État (enregistrés de droit au RNCP),
- les certifications professionnelles enregistrées sur demande au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP),
- les Certificats de qualification professionnelle (CQP) et autres certifications reconnues par les branches professionnelles,
- les habilitations ou autres figurant à l’inventaire,
- les préparations à des concours.
L'intitulé de la certification, l'objectif, le programme, le formacode principal et l'éligibilité CPF sont inscrites tels quels dans Sofi. Ce sont les éléments constitutifs de la formation (F).

A quoi sert le Formacode ?
Avec ses 3 200 mots clés, le thésaurus Formacode (géré par le Centre Inffo) indexe vos domaines de formation et permet un référencement précis sur les sites d’information dédiés à la formation professionnelle, notamment Orientation-paysdelaloire.fr

 
Tableau de bord

Que signifient toutes les formulations dans la partie sessions ?

 

Sessions de formation actives

 

 = Sessions en cours ou à venir. Vous pouvez les modifier, les rendre inactives, y ajouter des dispositifs, et à partir d'une action, ajouter d'autres sessions.

Sessions de formation inactives dans moins d'un mois

 = Sessions qui seront bientôt archivées et rendues inactives. Vous pouvez alors entrer en modification pour créer une nouvelle session.

Sessions de formation inactives

 = Sessions archivées et inactives. Vous pouvez alors créer une nouvelle session à partir de l'action.

Sessions de formation publiques actives

 = Sessions de formations avec un dispositif sur financement public (Programme régional de formation - PRF). Je peux ajouter une session en l'associant à un dispositif sur financement privé. Cela vous évite de  recréer une formation/action complète.

 

Que signifient toutes les formulations dans la partie actions ?

 

Actions de formation en cours de saisie

 

 = Actions en cours de création ou de modification par vos soins non encore envoyées au Carif-Oref  via l’œil vert de la validation (process incomplet).

Actions de formation en attente de validation par Carif-Oref

 = Suite à votre envoi au Carif-Oref via l’œil vert de la validation, actions en attente non modifiables.

Actions de formation en attente de réponses

 = Actions pour lesquelles des messages sont en cours. Ces messages disparaissent une fois l'action validée par le Carif-Oref.

Actions de formation dont le code Certifinfo a été remplacé par le Carif-Oref

 = Pour votre information uniquement, changement du code de votre certification dans Certifinfo.

 
 
Établissements et sites

Quelle est la différence entre établissement, site principal et site secondaire ?
L’établissement est l’entité juridique de votre organisme avec son numéro Siret et la raison sociale (ou enseigne) de l’Insee.
Un établissement possède a minima un site principal avec un nom d’usage et une adresse.
Dans le cas où l’organisme organise des sessions de formation en dehors de son site principal (sur plusieurs lieux donc), il faut créer autant de sites secondaires que de lieux.

Comment créer un site secondaire ?
Dans Annuaire/Créer site, remplir les champs demandés, puis enregistrer avec la disquette verte. Le Carif-Oref vérifiera les données et validera. En attendant la validation, l'enregistrement est stocké dans le tableau de bord : Établissements et sites en attente de validation par le Carif-Oref. Il est alors non modifiable.

Comment supprimer ou ajouter les domaines de formation de mon établissement ?
Dans Établissement/Description/Domaine formation, la poubelle me permet d’en supprimer, le + me fait accéder au Formacode pour en ajouter d’autres.
Je tape un mot-clé (exemple : mécanique), je choisis éventuellement dans la liste déroulante, je clique sur rechercher, puis je sélectionne les mots que l’on me propose dans l’arborescence, avant de valider.
Une fois l'actualisation de mes domaines formation éffectuée, je n'oublie pas d'enregistrer avec la disquette verte. Le Carif-Oref vérifiera les données et validera.

Est-ce vrai que je peux annoncer les portes ouvertes de mon établissement ?

  

Oui, à partir de l'icône ci-contre. Je nomme l’événement, précise sa nature, fais le lien avec la page de mon site, apporte quelques commentaires complémentaires et je n’oublie pas de sauvegarder avec la disquette verte.
Toute l’information apparaîtra dans Orientation Pays de la Loire (fonctionnalité disponible 2e semestre 2016).

 
Formation, Action, Session, Dispositif (FASD)

Quelle est la différence entre une formation, une action et une session ?
Dans Sofi, la description d’une formation se résume en 4 lettres : F A S D

 

Comment créer une formation certifiante (avec un code Certifinfo) ou une formation non certifiante (sans code Certifinfo)?
Voir la procédure de saisie

Est-il possible d’avoir deux formations débouchant sur une même certification ?
Non. Dans ce cas, il s’agit de la même formation.

Je voudrais juste créer une nouvelle session à une formation/action qui existe déjà, comment m’y prendre ?
Inutile de créer une nouvelle formation/action. Partez d’une formation et d’une action existantes. Puis ajouter (+) une session au niveau de l’action. Remplissez les infos demandées dont les dates de début et de fin puis ajoutez (+) le dispositif lié.
N’oubliez pas d’enregistrer avec la disquette verte, puis de cliquer sur l’œil vert qui permet de valider l’ensemble du process.

Puis-je ajouter un autre dispositif à une session existante ?
Bien sûr. A partir d’une session active, vous avez déjà mis, par exemple, un financement privé. Si vous cliquez (+) Dispositif à partir de la session, vous pouvez en ajouter un autre, contrat de professionnalisation par exemple. Votre session aura ainsi deux dispositifs associés.

A quoi sert le complément d'intitulé dans Action ?
Si l'intitulé de la certification officielle nécessite une précision de type sigle, option, mention..., vous avez la possibilité de mentionner un complément d'information. Le Carif-Oref se réserve le droit de modifier ou de ne pas prendre en compte ce complément afin d'harmoniser l'information sur le site Orientation-paysdelaloire.

A quoi sert le complément descriptif dans Action ?
Si l'objectif et le programme de la certification officielle nécessitent une précision, vous avez la possibilité de mentionner un complément d'information. Le Carif-Oref se réserve le droit de modifier ou de ne pas prendre en compte ce complément afin d'harmoniser l'information sur le site Orientation-paysdelaloire. Dans le cas d'une non certifiante, vous pouvez décrire les objectifs et les programmes.

Je veux annuler une session
Si vous êtes en création, vous pouvez mettre l’action ou une session dans la poubelle. En revanche, si vous êtes en modification, la poubelle est inactive. Pour rendre non visible une action ou une session, il faut cliquer sur chaque dispositif, dans Gestion, mettre l’état « Inactif », puis enregistrer la saisie avec la disquette verte et valider avec l’œil vert.

 
Sofi, Aude et Pôle emploi

Un demandeur d’emploi bénéficie d’une AIF. Je lui ai préparé un devis de formation pour qu’il le présente à son conseiller Pôle emploi. Dois-je faire quelque chose dans Sofi ?
Quand vous remplissez une demande d’AIF (Aide individuelle à la formation), le nouveau bordereau de Pôle emploi vous demande de noter la référence Carif-Oref.

Dans votre tableau de bord, la liste de vos sessions actives affiche le code FAS (Ex : 331-14145-44232). Il convient de noter le code de la session qui vient en troisième position.

Ce code est également noté dans le bas de la fiche de l’action de formation sur le site Orientation Pays de la Loire.

Si la formation est certifiante (avec un code Certifinfo) ou non certfiante (sans code Certifinfo), vous pouvez la créer dans SOFI. Voir la procédure

Ma formation décrite dans Sofi n’apparaît pas dans Aude formation de Pôle emploi, est-ce normal ?
A partir du moment où votre formation a été validée par le Carif-Oref, elle apparaît obligatoirement dans Aude, au moins 48 heures après sa validation. Pour vérifier si elle est bien dans Aude, communiquez le numéro de la session (= le numéro du S) à Pôle emploi.

 
Aide à la saisie

Sofi est-il lisible sous n’importe quel navigateur ?
Oui, en essayant de posséder les dernières versions. Nous vous conseillons toutefois d'utiliser Firefox.

J’ai des soucis d’affichage, que puis-je faire ?
En général, il suffit de diminuer la résolution de votre écran en appuyer simultanément sur les touches CRTL et moins du pavé numérique (-)

Comment avoir de l’aide en saisissant mes données ?
Les infobulles et la barre d’aide peuvent être utiles. Au survol des icônes, une infobulle apparaît. Au survol des champs, une aide contextuelle apparaît en bas de l’écran sur fond vert.
Par ailleurs, en cas d’oublis de saisie importants, des messages apparaissent au niveau des champs et en haut de l’écran.

Et si je suis perdu, je peux vous contacter ?
Oui, par mail : offre@cariforef-pdl.org
Ou par téléphone : une permanence téléphonique est ouverte du lundi au vendredi
de 9h30 à 12h et de 14h à 16h30 [02 40 20 40 20]

L’œil vert de la validation

Dans le process de validation d'une formation, d'une action, d'une session, d'un dispositif, cette icône est incontournable. Pour envoyer au Carif-Oref tous les éléments que vous venez de créer ou modifier, il est indispensable de cliquer sur cette icône.
Une fenêtre s’ouvre qui reprend les éléments de votre formation jusqu’au dispositif. Valider si vous êtes ok, Annuler la saisie si vous voulez tout annuler.
Une fois validé, c’est envoyé au Carif-Oref. Tant que le Carif-Oref n’aura pas validé, vous ne pourrez pas intervenir dessus.
Dans votre tableau de bord, l’action sera stockée dans Actions en cours de validation par le Carif-Oref.

 

Votre barre d'icônes

 

    

 = Enregistrer/Sauvegarder la saisie en cours pour ne pas perdre votre saisie

 

 

 = Annuler la saisie en cours
 

 

 

 = Supprimer l’enregistrement de tout ce que vous êtes en train de faire

 

 

 = (cf ci-dessus)
 

 

 

 = Envoyer un message au Carif-Oref
 

 

 

 = Vous avez un message du Carif-Oref
 

 

 

 = Retour à l’écran précédent

 

D'autres icônes

 

    

 = Ajouter un élément. Ce peut être un nouveau site, contact, action, session ou dispositif

 

 

 = Cette petite loupe permet d'accéder à une liste de résultats

 

 

 = Plier / Déplier