Vous êtes ici : Accueil Accès pro Organisme de formation Questions / Réponses Sofi

Questions / Réponses Sofi



 
Activation de votre compte et gestion de l'autosaisie

1 -Je n'ai pas de n° de Déclaration d'activité à la Direccte

Contacter la Direccte.

Consulter la rubrique Droits et Obligations.

2 - Je possède un numéro de Siret et un n° de Déclaration d'activité

Je n'ai pas de clé d'activation et souhaite en faire la demande

Tout est expliqué dans le document Mes premiers pas.

3 - Mon siège n'est pas en Pays de la Loire mais je dispense des sessions en Pays de la Loire

Je n'ai pas de clé d'activation et souhaite en faire la demande

Tout est expliqué dans le document Mes premiers pas.

Ce n’est pas un problème pour activer votre compte. Faites-le avec le Siret que le Cariforef vous a fourni. En revanche, informez le Cariforef pour qu’il puisse l’actualiser (offre@cariforef-pdl.org) ainsi que  la Direccte.

    

Dans Annuaire/Établissement, je clique sur l’icône ci-contre (Voir les contacts). Dans la zone adéquate, je saisis un nouveau mot de passe, puis j’enregistre avec la disquette verte.

Oui, mais dans ce cas, prévenir le Cariforef qui créera le compte multi-établissements.

   

Dans Annuaire/Établissement, je clique sur l’icône ci-contre (Voir les contacts).
Je vérifie dans le menu déroulant  la liste des contacts pour voir s’il existe déjà.
Sinon, j’appuie sur + pour en créer un, je saisis les infos demandées et je valide.
Attention de ne pas oublier de lui donner les droits. Dans Site administrable, je choisis un ou plusieurs sites.
Je coche Notification email si je souhaite que la personne soit informée des modifications sur le compte.
Et je n’oublie surtout pas d’enregistrer avec la disquette verte.

 

Certifinfo et Formacode

Connecté à Sofi et riche de plus 20 000 références, Certif Info (géré par le réseau des Cariforef  et l’Onisep) est un référentiel national de certifications, qui contient principalement :
- les diplômes et titres à finalité professionnelle délivrés au nom de l'État (enregistrés de droit au RNCP),
- les certifications professionnelles enregistrées sur demande au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP),
- les Certificats de qualification professionnelle (CQP) et autres certifications reconnues par les branches professionnelles,
- les habilitations ou autres figurant à l’inventaire,
- les préparations à des concours.
L'intitulé de la certification, l'objectif, le programme, le formacode principal et l'éligibilité CPF sont inscrites tels quels dans Sofi. Ce sont les éléments constitutifs de la formation (F).

Avec ses 3 200 mots clés, le thésaurus Formacode (géré par le Centre Inffo) indexe vos domaines de formation au niveau de la fiche établissement et permet un référencement précis sur les sites d’information dédiés à la formation professionnelle, notamment Orientation-paysdelaloire.fr

Voir : Comment supprimer ou ajouter les domaines de formation de mon établissement ?

 

Tableau de bord

 

Sessions de formation actives

 

 = Sessions en cours ou à venir. Vous pouvez les modifier, les rendre inactives, y ajouter des dispositifs, et à partir d'une action, ajouter d'autres sessions.

Sessions de formation inactives dans moins d'un mois

 = Sessions qui seront bientôt archivées et rendues inactives. Vous pouvez alors entrer en modification pour créer une nouvelle session.

Sessions de formation inactives

 = Sessions archivées et inactives. Vous pouvez alors créer une nouvelle session à partir de l'action.

Sessions de formation publiques actives

 = Sessions de formations avec un dispositif sur financement public (Programme régional de formation - PRF). Je peux ajouter une session en l'associant à un dispositif sur financement privé. Cela vous évite de  recréer une formation/action complète.

 

Actions de formation en cours de saisie

 

 = Actions en cours de création ou de modification par vos soins non encore envoyées au Carif-Oref  via l’œil vert de la validation (process incomplet).

Actions de formation en attente de validation par Carif-Oref

 = Suite à votre envoi au Carif-Oref via l’œil vert de la validation, actions en attente non modifiables.

Actions de formation en attente de réponses

 = Actions pour lesquelles des messages sont en cours. Ces messages disparaissent une fois l'action validée par le Carif-Oref.

Actions de formation dont le code Certifinfo a été remplacé par le Carif-Oref

 = Pour votre information uniquement, changement du code de votre certification dans Certifinfo.

 

Établissements et sites

L’établissement est l’entité juridique de votre organisme avec son numéro Siret et la raison sociale (ou enseigne) de l’Insee.
Un établissement possède a minima un site principal avec un nom d’usage et une adresse.
Dans le cas où l’organisme organise des sessions de formation en dehors de son site principal (sur plusieurs lieux donc), il faut créer autant de sites secondaires que de lieux.

Dans Annuaire/Créer site, remplir les champs demandés, puis enregistrer avec la disquette verte. Le Cariforef vérifiera les données et validera. En attendant la validation, l'enregistrement est stocké dans le tableau de bord : Établissements et sites en attente de validation par le Carif-Oref. Il est alors non modifiable.

Dans Établissement/Description/Domaine formation, la poubelle me permet d’en supprimer, le + me fait accéder au Formacode pour en ajouter d’autres.
Je tape un mot-clé (exemple : mécanique), je choisis éventuellement dans la liste déroulante, je clique sur rechercher, puis je sélectionne les mots que l’on me propose dans l’arborescence, avant de valider.
Une fois l'actualisation de mes domaines formation effectuée, je n'oublie pas d'enregistrer avec la disquette verte. Le Cariforef vérifiera les données et validera.

  

Oui, à partir de l'icône ci-contre. Je nomme l’événement, précise sa nature, fais le lien avec la page de mon site, apporte quelques commentaires complémentaires et je n’oublie pas de sauvegarder avec la disquette verte.
Toute l’information apparaîtra dans Orientation Pays de la Loire (fonctionnalité disponible 2e semestre 2018).

 

Formation, Action, Session, Dispositif (FASD)

Dans Sofi, la description d’une formation se résume en 4 lettres : F A S D

Non. SOFI ne gère pas les formations multicertifiantes afin de sécuriser le fonctionnement d'éligibilité au CPF.

Inutile de créer une nouvelle formation/action. Partez d’une formation et d’une action existantes. Puis ajouter (+) une session au niveau de l’action. Remplissez les infos demandées dont les dates de début et de fin puis ajoutez (+) le(s) dispositif(s) lié(s).
N’oubliez pas d’enregistrer avec la disquette verte, puis de cliquer sur l’œil vert qui permet de valider l’ensemble du process.

Bien sûr. A partir d’une session active, vous avez déjà mis, par exemple, un financement privé. Si vous cliquez (+) Dispositif à partir de la session, vous pouvez en ajouter un autre, contrat de professionnalisation par exemple. Votre session aura ainsi deux dispositifs associés.

Si l'intitulé de la certification officielle nécessite une précision de type sigle, option, mention..., vous avez la possibilité de mentionner un complément d'information. Le Carif-Oref se réserve le droit de modifier ou de ne pas prendre en compte ce complément afin d'harmoniser l'information sur le site Orientation-paysdelaloire.

Si l'objectif et le programme de la certification officielle nécessitent une précision, vous avez la possibilité de mentionner un complément d'information. Le Carif-Oref se réserve le droit de modifier ou de ne pas prendre en compte ce complément afin d'harmoniser l'information sur le site Orientation-paysdelaloire. Dans le cas d'une non certifiante, vous pouvez décrire les objectifs et les programmes.

Si vous êtes en création, vous pouvez mettre l’action ou une session dans la poubelle. En revanche, si vous êtes en modification, la poubelle est inactive. Pour rendre non visible une action ou une session, il faut cliquer sur chaque dispositif, dans Gestion, mettre l’état « Inactif », puis enregistrer la saisie avec la disquette verte et valider avec l’œil vert.

 

Sofi, Aude, Kairos et Pôle emploi

Quand vous remplissez une demande d’AIF (Aide individuelle à la formation), le nouveau bordereau de Pôle emploi vous demande de noter la référence Carif-Oref.

Dans votre tableau de bord, la liste de vos sessions actives affiche le code FAS (Ex : 331-14145-44232). Il convient de noter le code de la session qui vient en troisième position.

Ce code est également noté dans le bas de la fiche de l’action de formation sur le site Orientation Pays de la Loire.

Si la formation est certifiante (avec un code CertifInfo) ou non certifiante (sans code CertifInfo), vous pouvez la créer dans SOFI. Voir la procédure

A partir du moment où votre formation a été validée par le Cariforef, elle apparaît obligatoirement dans Aude et Kairos, au moins 48 heures après sa validation. En cas de soucis, vous pouvez communiquer le numéro de la session (Ex : 331-14145-44232) à Pôle emploi.

A lire : SOFI dans le système national et régional

 

Aide à la saisie

Oui, en essayant de posséder les dernières versions. Nous vous conseillons toutefois d'utiliser Firefox.

En général, il suffit de diminuer la résolution de votre écran en appuyer simultanément sur les touches CRTL et moins du pavé numérique (-)

Les infobulles et la barre d’aide peuvent être utiles. Au survol des icônes, une infobulle apparaît. Au survol des champs, une aide contextuelle apparaît en bas de l’écran sur fond vert.
Par ailleurs, en cas d’oublis de saisie importants, des messages apparaissent au niveau des champs et en haut de l’écran.

Oui, par mail : offre@cariforef-pdl.org
Ou par téléphone : une permanence téléphonique est ouverte du lundi au vendredi
de 9h30 à 12h et de 14h à 16h30 [02 40 20 40 20]

 
L’œil vert de la validation

Dans le process de validation d'une formation, d'une action, d'une session, d'un dispositif, cette icône est incontournable. Pour envoyer au Carif-Oref tous les éléments que vous venez de créer ou modifier, il est indispensable de cliquer sur cette icône.
Une fenêtre s’ouvre qui reprend les éléments de votre formation jusqu’au dispositif. Valider si vous êtes ok, Annuler la saisie si vous voulez tout annuler.
Une fois validé, c’est envoyé au Carif-Oref. Tant que le Carif-Oref n’aura pas validé, vous ne pourrez pas intervenir dessus.
Dans votre tableau de bord, l’action sera stockée dans Actions en cours de validation par le Carif-Oref.

 

Votre barre d'icônes

 

    

 = Enregistrer/Sauvegarder la saisie en cours pour ne pas perdre votre saisie

 

 

 = Annuler la saisie en cours
 

 

 

 = Supprimer l’enregistrement de tout ce que vous êtes en train de faire

 

 

 = (cf ci-dessus)
 

 

 

 = Envoyer un message au Carif-Oref
 

 

 

 = Vous avez un message du Carif-Oref
 

 

 

 = Retour à l’écran précédent

 

D'autres icônes

 

    

 = Ajouter un élément. Ce peut être un nouveau site, contact, action, session ou dispositif

 

 

 = Cette petite loupe permet d'accéder à une liste de résultats

 

 

 = Plier / Déplier