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Fiche métier secrétaire administratif/ve



Rédaction, communication, comptabilité, encadrement et gestion du personnel : la palette des attributions d'un/e secrétaire administratif/ve est très large. Elle dépend beaucoup de son lieu d'affectation : commune, université, ministère...

Situés hiérarchiquement entre les adjoints et les attachés, les secrétaires administratifs occupent des fonctions très variées allant des tâches de secrétariat à des missions d'encadrement du personnel. Pour occuper ce poste de catégorie B, présent dans les services des communes et surtout les établissements scolaires, il faut réussir un concours, accessible au niveau bac.

Tout déplier  

Une fonction administrative
Préparer une circulaire, rédiger des synthèses et des notes, diffuser des documents : ces quelques missions font partie des nombreuses activités du secrétaire administratif. Située hiérarchiquement entre les adjoints et les attachés, cette fonction se caractérise par la connaissance et l'application des dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
Des missions plus larges
Selon son affectation, le secrétaire administratif se voit confier des missions plus larges. Il peut être amené à assurer l'organisation et le suivi de réunions, à participer à la gestion et à l'encadrement du personnel, à préparer un dossier particulier. Ces activités impliquent un niveau de responsabilités plus important.

Des lieux d'affectation variés
Les secrétaires administratifs sont des fonctionnaires de catégorie B des personnels de l'État, recrutés sur concours. Ils travaillent aussi bien dans les services d'une ville, (domaine des affaires culturelles, de la santé ou de l'environnement) ou dans l'administration scolaire et universitaire (collège, lycée, université...).
Un rôle intermédiaire
Cette fonction administrative implique essentiellement un travail de bureau. Le rôle central du secrétaire administratif lui permet d'être en relation avec de nombreux interlocuteurs, en relayant les informations émanant de sa hiérarchie (chef de bureau ou de service).
Oui à l'évolution de carrière
Les changements de service, de grade, ainsi que les concours internes, favorisent une évolution de carrière. Selon qu'il est affecté dans une université, une ambassade ou une commune, ses responsabilités peuvent évoluer. Ainsi, un secrétaire administratif de classe exceptionnelle peut être chargé de la coordination de plusieurs sections administratives et financières, ou de la responsabilité d'un bureau.

Bac ou diplôme équivalent
Le concours de secrétaire administratif ou de secrétaire d'administration scolaire et universitaire (catégorie B) est ouvert aux titulaires du baccalauréat ou équivalent : certificat de fin d'études secondaires (CFES), certificat de fins d'études technologiques ou professionnnelles secondaires (CFETS, CFEPS), capacité en droit. Il n'est soumis à aucune condition d'âge.

  • Le concours comprend des épreuves d'admissibilité qui mettent l'accent sur la capacité à rédiger une note de synthèse comprenant des éléments chiffrés, ainsi que sur la rédaction d'une dissertation. Les épreuves d'admission portent sur des sujets aussi divers que l'histoire contemporaine, l'économie ou l'organisation administrative de la France.

Rigueur et organisation
La rigueur et l'organisation font partie des qualités requises pour exercer ce métier. Les missions d'un secrétaire nécessitent également un bon niveau d'orthographe, des qualités rédactionnelles et une réelle capacité de synthèse pour rédiger des notes et élaborer des dossiers.
Une polyvalence appréciée
Selon son lieu d'affectation, le secrétaire se voit confier des missions très diverses. De la rédaction du courrier à la gestion du personnel, sa polyvalence est très appréciée. Adaptable, doté de bonnes qualités relationnelles, il sait s'intégrer à une équipe.
Le sens de la hiérarchie
Sa position intermédiaire entre les attachés et les adjoints nécessite de travailler dans le respect de la hiérarchie. Le secrétaire doit répondre aux attentes de son supérieur, le chef de service ou de bureau, mais également entretenir de bons rapports avec l'ensemble du personnel.

Du collège à l'université
C'est dans le domaine de l'administration scolaire et universitaire que l'on trouve la majorité des emplois. Ces postes se situent dans les services administratifs déconcentrés, comme les oeuvres universitaires, mais surtout dans les établissements scolaires (collèges, lycées, universités¿) du ministère de l'Éducation nationale, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche.
Dans un ministère ou une commune
Les secrétaires administratifs d'administration centrale exercent dans les ministères. Les communes organisent également des concours externes. À Paris, les postes sont situés soit à l'administration centrale de la mairie, soit dans une mairie d'arrondissement. Les missions du secrétaire administratif y sont les mêmes qu'ailleurs et concernent tous les services.
Salaire du débutant
Smic

Source : ONISEP