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Fiche métier secrétaire



Toujours le sourire aux lèvres, le secrétaire-assistant jongle avec le téléphone, la souris d'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'il exerce dans une PME, un service technique ou chez un avocat, on apprécie sa discrétion et ses initiatives.

Au cours d'une journée, le secrétaire-assistant n'hésite pas à jongler entre la saisie de courriers, la prise de rendez-vous, l'organisation de réunion, le classement de documents... Cette polyvalence s'acquiert dans le cadre d'une formation de niveau bac + 2 (BTS, DUT). La maîtrise de langues étrangères, des connaissances juridiques, comptables ou commerciales sont un plus. Avec l'expérience, le secrétaire-assistant peut accéder à des responsabilités plus larges.

Tout déplier  

Gérer les tâches administratives
Le quotidien du secrétaire-assistant varie selon qu'il exerce dans une PME (petite et moyenne entreprise), un grand groupe industriel, une mairie, un établissement scolaire, un cabinet d'architectes ou d'avocats, une association... Ses missions consistent essentiellement à accueillir (les visiteurs, clients, fournisseurs...), à réceptionner, trier, distribuer, envoyer et assurer le suivi des messages (téléphoniques ou électroniques) et des courriers, à enregistrer des rendez-vous, à saisir et à mettre en forme des documents (contrats, devis, rapports, correspondances...), à classer et à archiver des dossiers, et, selon les cas, à gérer un budget...
Seconder un responsable
Grâce à l'informatisation, le secrétaire-assistant s'est vu déchargé des tâches bureautiques basiques. Plus disponible, il en profite pour jouer pleinement son rôle d'organisateur, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la tenue et mise à jour de tableaux de bord, par exemple, en passant par la préparation de réunions de travail, l'organisation de déplacements ou la participation à des colloques ou des salons...

Au sein d'une entreprise ou en télésecrétariat
De la petite entreprise au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, la PME commerciale, le lycée ou la direction ministérielle..., le secrétaire-assistant exerce dans une multitude d'environnements. Certains secrétaires-assistants sont également spécialisés dans le télétravail et employés par une entreprise de télésecrétariat.
Principalement au bureau
Même si sa fonction a évolué, le secrétaire-assistant n'est pas forcément très mobile. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et le photocopieur. Bras droit d'un responsable ou d'un dirigeant, il adapte son emploi du temps à celui de son supérieur, parfois en décalant ses horaires.

Le bac techno STMG ou le bac pro gestion-administration constitue la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau bac + 2 (BTS ou DUT), éventuellement complétés par un bac + 3 (licence professionnelle ou année de spécialisation). Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit sont très appréciées. Quelques CFA offrent une formation en alternance.

    Niveau bac + 2
  • BTS assistant de manager ; assistant de gestion PME-PMI ; assistance technique d'ingénieur ; communication ; notariat
  • DUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) ; gestion administrative et commerciale des organisations (GACO) ; carrières juridiques
  • DEUST bureautique et communication multimédia ; assistant juridique
    Niveau bac + 3
  • Licence pro en marketing, communication, tourisme, commerce, management, langues, droit, administration des entreprises...

Efficace et fiable
Organisé, méthodique, fiable, discret, courtois, autonome... le secrétaire-assistant cumule qualités et compétences. Il est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service ou de l'entreprise.
Au moins bilingue
À l'écrit comme à l'oral, le secrétaire-assistant s'exprime avec une parfaite aisance. Et pas seulement dans la langue de Molière. Dans une grande entreprise ou un cabinet d'affaires, par exemple, la connaissance de l'anglais, au minimum, est indispensable. Et une 3e langue peut faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et de la sténographie (écriture rapide) sont nécessaires.
Disponible et adaptable
Malgré ses multiples occupations, le secrétaire-assistant sait se rendre disponible. Qui plus est lorsqu'il est assistant de direction. Hiérarchiser les priorités et parer aux urgences exige une grande capacité d'adaptation.

Effectifs en baisse
On dénombre environ 650 000 secrétaires-assistants répartis dans tous les secteurs d'activité. Ils exercent principalement en Ile-de-France, dans le Sud-Est, le Sud-Ouest et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction exercent au sein des sièges d'entreprises, surtout en Ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs en retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.
Qualification en hausse
En 10 ans, le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires-assistants ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un bac + 2 (BTS, DUT ou diplôme équivalent) et 6 % sont titulaires d'un bac + 3 (licence pro spécialisée dans une technique ou un domaine : marketing, communication, commerce, managment, droit, langues...). Les emplois du secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. 
Salaire du débutant
De 1600  à 2000 euros brut par mois.

Source : ONISEP